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法律新知
2023
4/21
[法律新知]
公開發行公司出席股東會使用委託書規則修正重點簡析
金融監督管理委員會（下稱金管會）前於民國111年8月17日修正《公開發行公司出席股東會使用委託書規則》（下稱委託書規則），上開修正條文已於112年1月1日起正式施行。於公開發行公司之股東會召開前，市場派與公司派人士往往會透過徵求委託書之方式，希望促使特定議案出現符合其期待之表決結果，惟相關人員使用委託書時，仍須注意其適法性與有效性；此外，金管會亦於112年3月6日修正公開發行股票公司股務處理準則，針對視訊股東會為更詳細之規範，謹就本次修正重點說明如下：

委託書規則之修正重點

一、 增訂不得擔任徵求人或不得處理徵求事務之態樣

為防止委託書遭不當使用而影響股東權益及市場秩序，本次修正於委託書規則增訂第5條第2項第6款、第7條之1第2項規定，曾違反委託書規則第11條第1項關於委託書取得之限制規定、或違反第5條或第6條關於徵求資格之條件規定，而遭金管會處分後未逾1年者，不得擔任徵求人，亦不得辦理徵求事務，違反上開條文規定而不得擔任徵求人之情形包括：

◎ 委託書徵求人未符合持股限制，或該當不得擔任徵求人之消極資格卻仍擔任徵求人者（違反委託書規則第5條規定）；

◎ 股東未符合持股或其他限制卻委託信託事業或股務代理機構擔任徵求人者（違反委託書規則第6條規定）

◎ 出席股東會委託書之取得，係以給付金錢或其他利益為條件（即俗稱價購委託書）、或係利用他人名義為之者（違反委託書規則第11條第1項規定）；

本次修正同時修訂委託書規則第22條第1項第3款規定，使用之委託書有違反上述第7條之1第2項規定者，其委託書代理之表決權不予計算。此外，違反上開規定者，金管會得依證券交易法（下稱證交法）第178條規定處新臺幣（下同）24萬元以上，480萬元以下之罰鍰，並得按次處罰。

二、 代為處理徵求事務者辦理徵求事務之主管至少1人應具備5年以上之相關實務經驗，辦理徵求事務之人員應參加股務相關教育訓練課程

為提升代為處理徵求事務業者之專業能力，本次修正修訂委託書規則第7條之1第1項第2款規定，要求代為處理徵求事務者中辦理徵求事務之「主管」至少1人須有股務作業或辦理徵求事務實務經驗合計達5年以上。
此外，為使辦理徵求事務人員更瞭解相關法令規定及實務作業，本次修正增訂本條第8項，金管會亦因應上開規定發布111年8月25日金管證交字第1110349969號函（下稱8月25日函），要求委託書規則第7條之1第1項第2款辦理徵求事務之人員應依臺灣集中保管結算所股份有限公司（下稱集保結算所）所定時數參加其舉辦之股務相關教育訓練課程。
依集保結算所發布之股務單位內部控制制度標準規範，辦理徵求事務之人員每3年應參加其所舉辦之教育訓練課程1次，每次為6小時；首次向集保結算所申報或離職滿2年後再任之辦理徵求事務人員，於到職之第1年即須參加教育訓練課程。

三、 委託書徵求場所之人員應符合集保結算所所定有關職能測驗之相關規定，始得辦理

原委託書規則第7條之2第1項規定：徵求人及代為處理徵求事務者應於徵求場所人員辦理徵求事務前，向集保結算所申報，徵求場所人員非經申報者不得辦理徵求事務。本次修正為強化委託書徵求場所人員職能，於同法同條增訂第4項規定，要求徵求人及代為處理徵求事務者之徵求場所人員，應符合集保結算所發布之股務單位內部控制制度標準規範有關職能測驗之相關規定，始得辦理徵求事務。

四、 增訂徵求人或代為處理徵求事務者訂立徵求事務契約之規範

為強化徵求人及代為處理徵求事務者簽訂徵求事務相關契約之合理性，本次修正增訂委託書規則第7條之3規定，要求受股東委託擔任徵求人或受徵求人委託代為處理徵求事務者，應確實遵循下列義務：

◎ 應就委任事務簽訂書面契約且訂明報酬；

◎ 應檢視契約內容之合理性；

◎ 應確實執行KYC（Know Your Customer）認識客戶作業。

◎ 應每年與委任股東或徵求人重新簽訂契約；

至於本次修正前已存在之契約，倘自本次修正施行日起算之殘餘期限未逾1年者，依其期限；逾1年者，則縮短為1年。

公司得召開視訊股東會之情形

依公司法第172條之2第1項規定，非公開發行公司擬召開視訊股東會者，除因天災、事變等因素且經中央主管機關公告等例外情形者外，須章程中有載明股東會得以視訊會議方式進行者，始得召集；另依金管會112年3月6日修正之公開發行公司股務處理準則第44條之9第3項規定，視訊股東會之召開除須於章程中載明股東會得以視訊會議方式進行外，尚須經董事會之特別決議，方得為之；此外，依同法第44條之11第1項規定，公司擬召開視訊股東會者，股東會中不得有董監事之選任或解任、解散、合併或分割以及公司重大財產之處分等重要決議之議案，亦不得有涉及企業併購法第18條、第27條、第35條或金融控股公司法第24條第2項第1款、第26條第2項第1款等議案。

結語

長久以來，於公開發行公司股東會召開前，市場派與公司派人員為確立自身經營權及重大議案之決議，多會利用徵求委託書之方式，促使重要議案之決議達成特定結果，惟過往時有徵求委託書違反委託書規則之情形發生，除嚴重侵害股東權益外，更影響市場秩序與公司治理。建議股東、股務機構與處理徵求事務之人員於辦理相關事務前，應密切了解上開規範與主管機關發布之函令，並事前諮詢專業人士之意見，以維護自身權益。








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